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8 Dinge die umbedingt in die Personalakte gehören

8 Dinge die umbedingt in die Personalakte gehören

Geschäftsmann

In jedem Handwerksbetrieb, in jedem mittelständischen Unternehmen und auch in jedem großen international aktiven Konzern ist es eine Selbstverständlichkeit, dass über jeden der Mitarbeiter eine Personalakte geführt wird. Anhand der Personalakte kann jeder Personalchef auf einen Blick alles wichtige über seine Mitarbeiter erfahren, denn jedes Zeugnis, jeder Urlaubstag und jede Abmahnung sind in der Personalakte zu finden. Bei jungen Start-up-Unternehmen sieht das leider vielfach noch anders aus, denn dort gelten Personalakten oftmals noch als ein Relikt aus längst vergangenen bürokratischen Zeiten.

Was ist alles in einer Personalakte zu finden?

Viele Unternehmen werden von Freunden gegründet und die Arbeitsverträge werden nicht selten noch per Handschlag geschlossen. Eine Personalakte gilt als überflüssig und Zeitverschwendung, denn schließlich kennt man die Freunde schon lange Zeit und weiß alles über sie. Aber eine Personalakte ist kein Überbleibsel aus lange vergangenen Zeiten, auch heute noch sollte jedes Unternehmen für jeden Mitarbeiter eine Akte führen. Was sollte aber in einer solchen Akte drinstehen?

  • Alle Bewerbungsunterlagen
  • Der Arbeitsvertrag
  • Alle Unterlagen, die das Gehalt und eventuelle Sonderzahlungen betreffen
  • Verträge für ein Diensthandy oder einen Dienstwagen
  • Alle Dokumente über die Renten-, Sozial- und Krankenversicherung
  • Eine Liste der Fehltage und auch alle Krankschreibungen
  • Zeugnisse und Zwischenzeugnisse
  • Die Kündigung und das abschließende Zeugnis

Auf den Datenschutz achten

Der Datenschutz verlangt, dass alle Personalakten unter Verschluss zu halten sind. Zugang zu den sensiblen Daten haben nur der Personalchef und seine Mitarbeiter. Im digitalen Computerzeitalter werden Personalakten nicht mehr in der Papierform in einem Aktenschrank gesammelt, sie sind vielmehr im PC gespeichert. Alle Daten in den entsprechenden Dateien sind sehr vertraulich und persönlich und müssen daher mit Passwörtern geschützt werden.

Neben dem Firmenchef, dem Personalchef und seinen Mitarbeitern hat auch der Angestellte selbst das Recht, seine Akte jederzeit einzusehen, um sich Notizen zu machen oder bestimmte Unterlagen auch zu kopieren. Auch die Lohnbuchhaltung hat ein eingeschränktes Recht die Personalakte einzusehen, sie muss allerdings Rücksprache mit dem Personalverantwortlichen nehmen, bevor sie einen Blick in die Akte nehmen kann.

Personalakten mit der richtigen Software verwalten

Seit es die Möglichkeit gibt, Personalakten am Computer zu verwalten, ist einiges einfacher geworden. Mit der passenden Software können neue Informationen schnell und einfach eingefügt werden, Daten, die nicht mehr benötigt werden, sind schnell gelöscht und der Aufwand um die Personalakten wird minimiert. Mit wenigen Mausklicks sind die erforderlichen Informationen zur Hand und auf diese Weise sind die Akten besser aufgehoben als in einem Aktenschrank, der ständig auf- und wieder zugeschlossen werden muss.

Immer dann, wenn das Unternehmen wächst, dann wird es auch für junge Start-up-Unternehmen Zeit, sich um die Personalakten der Mitarbeiter zu kümmern, denn sonst wird es schwer, hier den Überblick zu behalten. Sollte es mit einem Mitarbeiter mal Probleme geben, zum Beispiel wenn es um das bei der Einstellung vereinbarte Gehalt geht, dann kann man in der Personalakte schnell nachschauen und hat alle Fakten auf einen Blick.

Fazit

Personalakten sind kein Relikt aus längst vergangenen Zeiten, sie sind vielmehr ein wichtiges Instrument, um vieles einfacher zu machen. Das gilt besonders für junge Unternehmen, die noch viel erreichen wollen.