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Mit DMS Ordnung in die Dokumente bringen

Mit DMS Ordnung in die Dokumente bringen

30. Mai 2016

In jedem Unternehmen und in jedem Büro gibt es eine Unmenge von Papieren und Dokumenten in ganz unterschiedlicher Form. Briefe und Faxe gehören ebenso dazu wie auch offizielle Dokumente, die vielfach noch in Papierform abgelegt werden. In den meisten Büros sind aber auch Bilder und Videos zu finden, ebenso wie Statistiken, die alle mehr oder weniger geordnet in Schreibtischen und Büroschränken lagern. Diese Art des „Datenpools“ ist wenig effizient und vor allem sehr unübersichtlich, einfacher geht es mit dem Dokumentenmanagement-System (Document Management System), das schnell Ordnung in den Büroalltag bringt.

Eine Plattform für alles

In einem Unternehmen müssen die Mitarbeiter aus den verschiedenen Abteilungen auf die gleichen Dokumente Zugriff haben, und das ist bis heute nicht immer so einfach. Da gibt es Aktenordner und lokale Festplatten, die es dem Buchhalter oder dem Einkäufer schwer machen, ein gewünschtes Dokument zu finden oder bestimmte Papiere einzusehen. Für diese Unordnung sind die sogenannten Medien- und Systembrüche verantwortlich, die immer dann entstehen, wenn unterschiedliche Dokumente in verschiedenen Systemen verwaltet werden, die nicht miteinander verbunden sind. Das Document Management System, kurz DMS genannt, führt alle relevanten Dokumente auf einer einzigen Plattform zusammen, ganz gleich, in welcher Form sie auch vorliegen.

Ordnung im System

Um ein Document Management System aufzubauen, müssen zum Beispiel alle Dokumente, die in Papierform vorliegen, eingescannt und indexiert werden. Sie bekommen Schlagworte, die es später möglich machen, ganz gezielt nach einem bestimmten Dokument zu suchen. Die Papiere können aber auch nach ihren Inhalten oder nach den Aktenzeichen sortiert werden, das macht es einfach, das benötigte Dokument ohne System- und Medienbrüche zu ordnen und wiederzufinden. Mit dem praktischen Dokumentensystem wird viel Zeit gespart und jeder Mitarbeiter kann wann immer er will, auf seine Unterlagen zugreifen.

Fehler schneller beheben

Das Document Management System hat aber noch weitere Vorteile, denn wenn es in den verschiedenen Arbeitsabläufen zu einem Fehler oder zu einer Blockade kommt, dann können diese Probleme schnell und einfach wieder korrigiert und beseitigt werden. Alle informellen Vorgänge und Prozesse sind für die Mitarbeiter nachvollziehbar, aber was noch wichtiger ist, sie werden leichter steuerbar. Für ein Unternehmen kann das digitale Datensystem ein wichtiger Helfer sein, wenn es zum Beispiel um Wettbewerbsstrategien geht, denn wenn jeder schnell auf ein wichtiges Dokument zugreifen kann, dann entsteht ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Zwei Lösungen

Wenn IT-Spezialisten vom Dokumentenmanagement-System sprechen, dann meinen sie immer zwei Systeme, die zusammengehören. Das eine ist das bekannte Document Management System, das andere nennt sich Enterprise Content Management oder kurz ECM. Während das Dokumentensystem alle Dateien in den jeweiligen Netzwerken verwaltet, kann das ECM die Dateien und die Dokumente bearbeiten und sie verwalten. Beide Systeme ergänzen sich perfekt und sind eine IT-Lösung, mit der praktisch alles geordnet wird, was in einem Unternehmen an Dokumenten anfällt. Auf diese Weise kann zum Beispiel ein intelligentes Ablagesystem oder eine zentrale Verwaltung der E-Mails entstehen, aber auch wichtige Bild- und Tondokumente werden so sortiert, dass ein langes mühsames Suchen überflüssig wird.

Kaum ein Unternehmen kann es sich im digitalen Zeitalter noch leisten, ohne ein Document Management System zu arbeiten.